Outsourcing oder Insourcing im Property Management? Zwei Positionen zeigen die strategischen Vor- und Nachteile beider Modelle.
Fremdvergabe oder Eigenregie – was ist der bessere Weg im Property Management? Die Antwort hängt nicht zuletzt von Portfolio-Struktur, Ressourcenlage und strategischer Zielsetzung ab. Während die einen auf externe Dienstleister setzen, um Skaleneffekte, Spezialisierung und Flexibilität zu nutzen, verfolgen andere bewusst den Weg der Re-Integration ins eigene Haus – mit Fokus auf Nähe zu Mietern, direkte Steuerung und Qualitätssicherung. Zwei Positionen – zwei Argumentationen.
Pro Outsourcing: Skalierbare Exzellenz durch externe Partner
Sabine Giesen-Kirchhofer ist seit April 2019 Geschäftsführerin für das Property Management der IC Immobilien Gruppe. Sie plädiert für ein strukturiertes Outsourcing, das Flexibilität schafft, externe Expertise nutzt und zugleich die Qualität der Bewirtschaftung sicherstellt – insbesondere bei komplexen und großvolumigen Portfolios.
„Wir sehen im Outsourcing – ebenso wie in einem teilweisen Outsourcing – des Property Managements eine strategisch sinnvolle Lösung, um den stetig wachsenden Anforderungen an Qualität, Transparenz und Nachhaltigkeit über alle gewerblichen Assetklassen hinweg gerecht zu werden. Ob Büro, Einzelhandel, Logistik, Hotel oder Wohnen: In allen Nutzungsarten steigen die betrieblichen Komplexitätsgrade kontinuierlich, nicht zuletzt durch die Vielzahl regulatorischer Vorgaben, ESG-Kriterien und den zunehmenden Digitalisierungsbedarf in der Bewirtschaftung.
Insbesondere Eigentümer und Asset Manager, die über große und heterogene Portfolios verfügen, profitieren von spezialisierten Property-Management-Partnern, die Skaleneffekte, Benchmarking und operative Exzellenz aus einer Hand anbieten können. Externe Dienstleister bringen darüber hinaus frische Impulse von außen ein – etwa durch den kontinuierlichen Austausch mit einer Vielzahl von Mandanten, den Zugang zu Best Practices und Innovationsansätzen oder den Blick über den Tellerrand einzelner Nutzungsarten. So wird vermieden, dass Unternehmen nur im eigenen Erfahrungsraum verharren und neue Entwicklungen verpassen.
Gerade in Zeiten knapper Fachkräfte wird deutlich, dass ein vollständiges Insourcing häufig personelle und organisatorische Grenzen erreicht. Hohe Personalwechselraten im Property Management stellen viele Bestandshalter und Investoren vor die Frage, wie sich Qualität langfristig absichern lässt. Hier kann ein teilweises Outsourcing eine pragmatische Lösung sein – zum Beispiel die Auslagerung einzelner operativer Leistungsbereiche bei gleichzeitiger Beibehaltung der Steuerungskompetenz im eigenen Haus. So können Eigentümer flexibel entscheiden, welche Kompetenzen sie intern vorhalten und wo sie auf externe Expertise zurückgreifen, ohne vollständig auf Unabhängigkeit zu verzichten.
Gerade kleinere Eigentümer ohne eigene Skaleneffekte sowie neue Marktteilnehmer, etwa internationale Investoren, die erstmals in den deutschen Markt eintreten, profitieren besonders von der Erfahrung etablierter Property-Management-Partner. Sie erhalten Zugang zu professionellen Strukturen, eingespielten Prozessen und dem Wissen aus langjähriger Marktbearbeitung, das sich in Eigenregie nur mit erheblichem Aufwand aufbauen ließe.
Wir sind überzeugt, dass professionelles Property Management heute weit über die reine Verwaltung hinausgeht. Es versteht sich als strategischer Sparringspartner, der Eigentümer und Asset Manager bei der Umsetzung individueller Nachhaltigkeits- und Wertsteigerungsziele aktiv begleitet. Moderne digitale Tools, etwa Smart Metering, automatisierte Verbrauchsanalysen und digitale Mieterplattformen, sind hierbei zentrale Bausteine, um Transparenz zu schaffen und datenbasiert zu steuern.
Unabhängig von der Assetklasse wird es in Zukunft entscheidend sein, Bewirtschaftungsprozesse konsequent zu standardisieren, klare Schnittstellen zu definieren und Verantwortung so zu organisieren, dass Effizienz, Qualität und Innovationskraft Hand in Hand gehen. Das gelingt in vielen Fällen am besten im Rahmen eines strukturierten Outsourcing-Modells, bei dem operative Exzellenz, Kostentransparenz und ESG-Konformität gleichermaßen gewährleistet werden.“
Contra Outsourcing: Nähe schafft Qualität und Kontrolle
Martina Averbeck ist Sprecherin der Geschäftsführung von Sicore Real Assets. Sie sieht im Insourcing des Property Managements einen zentralen Hebel für operative Exzellenz, direkte Steuerung und nachhaltige Portfolioentwicklung – auch wenn damit zunächst höhere Kosten verbunden sind.
„In der Immobilienwirtschaft ist das Auslagern von Property-Management-Aufgaben weit verbreitet. Vielfach werden dafür Kostenoptimierung und der Fokus auf das strategische Asset Management als Gründe angeführt. Doch nicht jede Organisation profitiert davon. Als Immobilien-Asset-Manager verfolgen wir einen anderen Weg: Wir holen das Property Management bewusst wieder ins eigene Haus. Dahinter steht eine strategische Entscheidung mit klaren Vorteilen – für unsere Mieter, für unsere Investoren und für die Performance unserer Portfolios.
Immobilien sind kein abstraktes Produkt. Sie leben vom direkten, persönlichen Kontakt zwischen Eigentümer und Nutzer. Ein ausgelagertes Property Management schafft hier oft Distanz: Die Kommunikation wird indirekter, Reaktionszeiten verlängern sich. Wichtige Details über das Objekt, seine Nutzer und deren Anforderungen gehen verloren. Mit dem Insourcing stärken wir den direkten Draht: Unsere Mitarbeitenden kennen die Gebäude, die Mieter, die Prozesse – und sind in der Lage, schnell und lösungsorientiert zu handeln. Das führt zu einer höheren Mieterzufriedenheit, reduziert Fluktuation und sichert stabile Cashflows.
Ein weiteres Argument für das Insourcing ist die direkte Kontrolle über operative Prozesse. Ob Dienstleistersteuerung, Budgetverantwortung oder technische Maßnahmen – interne Teams können schneller und zielgerichteter agieren. Probleme werden früher erkannt, Entscheidungen rascher getroffen und Maßnahmen direkt umgesetzt. Diese operative Nähe zahlt sich insbesondere in einem anspruchsvollen Marktumfeld aus, in dem Leerstand, Nebenkosten und die Berücksichtigung von ESG-Anforderungen zunehmend in den Fokus rücken.
Insourcing bedeutet bei uns nicht, alles zentralistisch zu steuern. In ausgewählten Fällen arbeiten wir mit regionalen Verwaltungen zusammen, die tief im lokalen Markt verankert sind. Diese Kooperationen erfolgen jedoch auf Augenhöhe und unter unserer klaren Führung. Die Verantwortung bleibt bei uns – im Sinne einer nachhaltigen und wirtschaftlich sinnvollen Steuerung.
Wir sehen Property Management nicht als bloße Verwaltungsaufgabe, sondern als strategischen Hebel zur Wertschöpfung. Nur wer im Tagesgeschäft präsent ist, kann auf veränderte Nutzeranforderungen, ESG-Vorgaben oder Marktdynamiken angemessen reagieren. Das Insourcing gibt uns die nötige Flexibilität, um Portfolios aktiv weiterzuentwickeln und nachhaltig zu bewirtschaften.
Das Insourcing des Property Managements ist ein konsequenter Schritt nach vorn – hin zu mehr Qualität, Effizienz und strategischer Kontrolle. Die vermeintlichen Mehrkosten zahlen sich aus, denn wir agieren vorausschauend und stärken so langfristig die Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz unserer Immobilienportfolios – ganz im Sinne unserer Investoren.“
| Outsourcing (IC Immobilien Gruppe) | Insourcing (Sicore Real Assets) |
|---|---|
| ✔ Zugang zu Spezialwissen und Best Practices |
✔ Direkte Steuerung operativer Prozesse |
| ✔ Skaleneffekte für große und heterogene Portfolios |
✔ Persönlicher Kontakt zu Mietern stärkt Bindung |
| ✔ Entlastung bei Fachkräftemangel |
✔ Schnellere Reaktionszeiten im Tagesgeschäft |
| ✔ Professionelle Strukturen für neue Marktteilnehmer |
✔ Volle Transparenz und Verantwortung im eigenen Haus |
| ✔ Nutzung digitaler Tools über externe Partner |
✔ Flexibler Umgang mit ESG- und Nutzeranforderungen |
